Het Bouwen van een CRM Systeem in Notion

Je CMS in Notion

Als ondernemer weet je als geen ander hoe belangrijk het is om je bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat je bedrijf efficiënter en effectiever kan werken. Een belangrijk onderdeel van het optimaliseren van je bedrijfsprocessen is het opzetten van een CRM systeem: een plek voor je klantenbeheer. Een CRM systeem helpt je bij het organiseren en beheren van alle communicatie en interacties met je klanten.

Zoals je misschien al weet ben ik groot fan van Notion en heb ik dus ook mijn klantenbeheer volledig uitgewerkt in Notion. In dit artikel neem ik je mee in het opzetten van zo’n systeem in Notion, zodat jij binnen no-time weer helemaal het overzicht hebt in de status van je klanten.

Waarom ik mijn klantenbeheer in Notion bijhoud

Notion is een mega veelzijdige tool die steeds populairder wordt onder online ondernemers. Het biedt de mogelijkheid om op een visuele en intuïtieve manier informatie te organiseren en te delen. Hierdoor is Notion super geschikt voor het bouwen van een CRM systeem. Een van de grootste voordelen van Notion is dat het volledig aanpasbaar is aan de behoeften van jouw bedrijf. Zo kun je verschillende databases creëren die perfect aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen. Daarnaast is Notion ook nog eens betaalbaar (zelfs in de meeste gevallen GRATIS!) en gemakkelijk te combineren met andere tools.

Oke, laten we beginnen.

Stap 1: Bepaal je doelstellingen en processen

Voordat je begint met het bouwen van je CRM systeem in Notion, is het belangrijk om uit te schrijven wat je precies wilt. Wat wil je bereiken met het CRM systeem? Welke informatie wil je opslaan en beheren? Door dit vooraf duidelijk te hebben, kun je het systeem efficiënt inrichten en voorkom je dat je het uiteindelijk toch niet fijn vindt werken.

Stap 2: Maak een database voor je klantenbestand

Een van de belangrijkste onderdelen van een CRM systeem is een goed klantenbestand. In Notion kun je gemakkelijk een database maken waarin je alle informatie van je klanten kunt opslaan. Denk hierbij aan contactgegevens, aankoopgeschiedenis, communicatie en andere relevante informatie. Door gebruik te maken van verschillende views, zoals een tabel of een galerij, kun je de informatie op verschillende manieren bekijken en filteren.

Zelf heb ik de volgende ‘properties’ in mijn klantendatabase:

  • Status – Actief of Inactief
  • Laatste/huidige samenwerking – Offer die de klant heeft aangeschaft
  • Connected door – Hoe is de klant bij jou gekomen?
  • Startdatum samenwerking
  • Einddatum samenwerking
  • URL van gedeelde online omgeving


(Properties zijn de onderdelen die je aan een database kunt toevoegen.)

Stap 3: Creëer een template per klant

Je kunt in Notion ook met database-templates werken. Een template in een Notion-database is een vooraf ingesteld formaat of lay-out die je kunt toepassen op nieuwe items die je aan de database toevoegt. Deze templates kunnen je helpen om consistentie en efficiëntie te behouden door de noodzaak om telkens dezelfde formaten of structuren te creëren te verminderen.

Ik heb het volgende toegevoegd aan mijn klanttemplate:

  • Takenbord – Dit is mijn algemene takenbord, gefilterd op deze klant
  • Notities: – Dit is mijn algemene notitie database, gefilterd op deze klant
  • Facturen – Dit is mijn algemene finance database, gefilterd op deze klant
  • Gezamenlijke online omgeving – Een pagina die wordt aangemaakt om samen in te werken met de klant

Stap 4: Voor de PRO’s: Integreer met andere tools

Notion kan gemakkelijk worden gekoppeld aan andere tools met behulp van Zapier. Denk bijvoorbeeld aan e-mailmarketing software, betaalsystemen of boekhoudprogramma’s. Door deze systemen te koppelen kun je nog veel meer informatie in je klantensysteem opslaan en bijhouden.


Notion is een mega uitgebreide tool, waardoor het ook snel overweldigend en onoverzichtelijk kan worden. Zorg dus dat je voordat je gaat beginnen met werken in Notion je heel duidelijk voor jezelf hebt wat je wilt doen. En vergeet niet: doe alles stap voor stap + neem je tijd. Dan komt alles goed. 🙂

Jij verdient een bedrijf waar je niet over op kunt houden

Na jaren te werken als webdesigner en automatiseerexpert, ontdekte ik mijn echte passie. Ondernemers helpen met het creëren van DE ultieme ervaring binnen hun bedrijf.

hbk founder • Happy Business Kit

More to read