Het stappenplan om de workflows en processen binnen je bedrijf te automatiseren

Workflows & processen stroomlijnen en automatiseren

Als ondernemer ben je altijd bezig. Elke dag komen er nieuwe taken bij en het lijkt soms onmogelijk om alles af te krijgen. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel online opties beschikbaar die je kunnen helpen om je bedrijfsprocessen te optimaliseren en je to do lijst onder controle te houden.

In dit artikel laat ik je het stappenplan zien om jouw processen en zogenaamde workflows te optimaliseren en eventueel te automatiseren.

Wat is een workflow?

Een workflow is een reeks taken die in een specifieke volgorde worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. Deze taken kunnen handmatig of automatisch worden uitgevoerd en kunnen variëren van eenvoudige dagelijkse taken tot complexe processen.

Door bewust te worden van wat jouw workflows zijn kun je deze optimaliseren en eventueel zelfs automatiseren. Dit kan je veel tijd en moeite besparen, omdat je niet langer alle taken handmatig hoeft te doen.

Het stappenplan om jouw workflows te optimaliseren & automatiseren

Stap 1: Identificeer je dagelijkse taken en processen

Voordat je aan de slag kunt gaan met het optimaliseren van je workflows, is het belangrijk om eerst je dagelijkse taken en processen uit te schrijven. Maak een lijst van alle taken die je elke dag moet uitvoeren, zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van facturen en het bijwerken van sociale media. Schrijf op wat er moet gebeuren om die taken uit te voeren, met welke systemen & tools je werkt en eventueel ook wie dit uitvoert. Wat ik hiermee bedoel: is er een teamlid die bepaalde taken uitvoert, gebeuren er dingen al automatisch, doe je alles nog handmatig en alleen? Schrijf dit op, zodat je weet wat je startpunt is.

Stap 2: Ontdek de kenmerken van wat jij nodig hebt

Bekijk de uitgeschreven processen. Waar zitten de knelpunten? Wat zou jij graag willen optimaliseren of automatiseren? Markeer deze punten voor jezelf en schrijf uit hoe je dit zou willen oplossen.

Let op: probeer out of the box te denken. Vaak hebben we geen idee wat er allemaal mogelijk is. En geloof me: er is vrijwel altijd veel MEER mogelijk dan dat we denken. Probeer daarom dus niet te denken aan wat je al weet dat kan, maar kijk echt naar wat jij WIL. In de volgende stap kijken we wat er mogelijk is.

Stap 3: Zoek de juiste tools voor jouw workflows

Nu je weet wat jij nodig hebt, is het tijd om te gaan kijken naar de tools die je hiervoor nodig hebt. Er zijn verschillende manieren om de juiste tools te vinden:

  • Google: Google is je beste vriend! Gebruik de kenmerken die je hierboven hebt opgeschreven en kijk of Google een goede match voor je kan vinden

  • ChatGPT: We hebben natuurlijk tegenwoordig naast Google nog een andere hele handige zoekmachine: ChatGPT. Voeg hier jouw vraag in en wie weet komt ChatGPT wel met veel betere opties dan Google!

  • Vraag mede ondernemers of experts: Je hoeft het natuurlijk niet allemaal alleen uit te zoeken. Wellicht zijn er ondernemers in je omgeving die je om advies/hulp kan vragen. Vaak werken zij toch net met andere tools dan jij en hebben zij wellicht dus een goede tip. Ook kun je uiteraard experts vragen wat zij zouden doen.

Stap 4: Maak je eerste workflow

Nu je weet wat je wilt optimaliseren en een juiste tool hebt gevonden, is het tijd om je eerste workflow te finetunen. Begin met een eenvoudige workflow, zoals het automatisch versturen van een e-mail via een mailsysteem, en bouw van daaruit verder. Je kunt ook templates gebruiken die al beschikbaar zijn in de tool, zo hoef je niet vanaf 0 te beginnen.

Dit is hoe de meeste automatiseer tools werken

Een automatiseer tool werkt bijna altijd door middel van triggers en acties. Triggers zijn gebeurtenissen die de automatisering activeren, terwijl acties de taken zijn die automatisch worden uitgevoerd.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een e-mail wilt sturen naar elke nieuwe klant die zich inschrijft voor je nieuwsbrief. De trigger zou dan het inschrijven voor de nieuwsbrief zijn en de actie zou het sturen van de e-mail zijn. De workflow tool zorgt ervoor dat deze actie automatisch wordt uitgevoerd, waardoor jij tijd bespaart en je je kunt richten op andere belangrijke taken.

Stap 5: Test en optimaliseer je workflow

Het is belangrijk om je automatisering te testen voordat je deze in productie neemt. Dit helpt je eventuele fouten op te sporen en ervoor te zorgen dat alles correct werkt. Als je merkt dat je workflow nu nog niet efficiënt genoeg is, kun je deze altijd aanpassen en optimaliseren.

Best practices voor het werken met een workflow tool

Nu je bekend bent met de basisprincipes van het werken met een workflow tool, zijn hier enkele best practices om het meeste uit deze tool te halen:

  1. Begin met eenvoudige automatisering en bouw van daaruit verder. Het is beter om te beginnen met een paar eenvoudige taken en deze vervolgens uit te breiden, in plaats van meteen te proberen een complexe automatisering te maken.

  2. Houd je automatiseringen georganiseerd en overzichtelijk. Geef elke automatisering een duidelijke naam en beschrijving, zodat je deze gemakkelijk kunt terugvinden en beheren.

  3. Schrijf eerst de stappen uit die in de automatisering moeten gebeuren en ga daarna pas in de tool aan de slag. Zo wordt je minder snel overweldigd door alle opties en kun je gefocust aan de slag.

  4. Doe alleen in de automatiseringstool wat daar echt moet gebeuren. Voorbeeld: als je een automatische mail wilt versturen raad ik aan om de mail op een andere plek te schrijven en hem pas in de automatisering te plaatsen wanneer alles helemaal klaar is. Zo hoef je bij het schrijven van de mail nog niet bezig zijn met de technische rompslomp.

Inspiratie nodig? Hier enkele voorbeelden van automatiseringen die je kunt maken om tijd te besparen:

  • Het toevoegen van nieuwe klantgegevens aan een spreadsheet.
  • Het plannen van sociale media berichten voor de komende week.
  • Het sturen van een herinneringsmail naar klanten die een betaling moeten doen.
  • Het doorsturen van mails met een taak naar je takenbord.


Neem de tijd om hier eens in te duiken en onthoud dat het belangrijk is om een doel te hebben voor iedere automatisering. Wanneer je gewoon maar wat gaat doen, dan zul je merken dat het alleen maar meer ruis gaat opleveren in plaats van rust.

Jij verdient een bedrijf waar je niet over op kunt houden

Na jaren te werken als webdesigner en automatiseerexpert, ontdekte ik mijn echte passie. Ondernemers helpen met het creëren van DE ultieme ervaring binnen hun bedrijf.

hbk founder • Happy Business Kit

More to read