Zo stel je Calendly in voor het regelen van je afspraken

Calendly als jouw afsprakentool

Als online ondernemer heb je regelmatig te maken met online afspraken. Deze afspraken moeten niet alleen worden gepland, maar ook gemanaged en opgevolgd. Het handmatig inplannen van afspraken via de mail of telefoon kan een tijdrovende taak zijn. Ook moet je de afspraak altijd nog bevestigen en eventueel herinneringen sturen, wat ook tijd kost. Dit is de reden waarom ik klanten altijd aanraad met een afsprakentool te werken, bijvoorbeeld Calendly.

Een afsprakentool is niet alleen handig voor het stroomlijnen van je bedrijf, maar ook voor de professionele uitstraling. Het geeft klanten en partners het vertrouwen dat je goed georganiseerd en betrouwbaar bent.

Het is dan alleen wel belangrijk dat je de tool goed instelt voordat je hem gaat gebruiken, daarom hierbij een stappenplan voor het juist instellen van jouw Calendly.

Stap 1: Maak een account aan op Calendly en koppel je agenda

Om gebruik te kunnen maken van Calendly, moet je een account aanmaken. Dit kan eenvoudig en gratis via de website of de app. Vervolgens is het belangrijk om direct je agenda te koppelen, zodat de beschikbare tijden automatisch worden gesynchroniseerd en je geen dubbele boekingen kunt krijgen.

Stap 2: Stel je beschikbaarheid in

Via de instellingen van Calendly kun je vervolgens aangeven op welke dagen en tijden je beschikbaar bent voor afspraken. Je kunt ook specifieke tijdslots reserveren voor bepaalde soorten afspraken, bijvoorbeeld voor klantgesprekken of interne meetings. Zelf ben ik bijvoorbeeld op dinsdagen en donderdagen beschikbaar voor klantafspraken, zodat ik de rest van de week niet gestoord wordt tijdens mijn werkzaamheden. Houd in je beschikbaarheid ook rekening met je lunchtijd!

Stap 3: Maak afspraaktypes aan

Je kunt verschillende soorten afspraaktypes aanmaken, denk bijvoorbeeld aan een kennismakingsgesprek, een strategische sessie of een tussentijdse meeting voor klanten.

Stap 4: Deel je Calendly-link of zet de agenda op je website

Nu je je account hebt ingesteld en je beschikbaarheid en afspraaktypes hebt bepaald, kun je je Calendly-link delen met degenen die een afspraak met je willen maken. Dit kan via e-mail, social media of je eigen website. Op je website kun je ook een agenda ‘embedden’, zodat ze direct vanaf je websitepagina de afspraak kunnen inplannen.

EXTRA: Koppel je Google Meets of Zoom aan Calendly

Wanneer je een afspraak hebt gepland met Calendly, kun je ervoor kiezen om deze meeting automatisch te laten plaatsvinden via een online meeting software, zoals Zoom of Google Meets. Door deze software te integreren in je afspraakplanning, bespaar je nog meer tijd en heeft je klant direct de link om de afspraak bij te wonen.

Jij verdient een bedrijf waar je niet over op kunt houden

Na jaren te werken als webdesigner en automatiseerexpert, ontdekte ik mijn echte passie. Ondernemers helpen met het creëren van DE ultieme ervaring binnen hun bedrijf.

hbk founder • Happy Business Kit

More to read